การรับอาคันตุกะ
Menu
1. ระยะเตรียมการ (Pre-Visit)
1.1 ออกหนังสือเชิญ (Invitation Letter)
- รับเรื่องจาก Visitors (ผ่าน Email/Line/กองวิเทศฯ)
- ร่างหนังสือเชิญเสนอคณบดีลงนาม
- ส่งไฟล์สแกน (PDF) ให้ต้นเรื่องเพื่อขอวีซ่า (Short Program 3 เดือน)
1.2 เตรียมการต้อนรับ (Logistics)
จองรถ/สถานที่
- จองรถตู้คณะ (ถ้ามีร้องขอ)
- จองห้องประชุม (Online/Onsite)
- แจ้งเจ้าหน้าที่โสตฯ/คอมพิวเตอร์
เตรียมของ
- จัดเบรค/อาหารว่าง
- เตรียมของที่ระลึก (Souvenir)
- ทำป้ายชื่อ/Welcome Background
1.3 ขออนุมัติงบประมาณ
ทำเรื่องขออนุมัติจัด/ยืมเงิน สำหรับค่ารับรอง/อาหารว่าง (ล่วงหน้า 3 วัน)
2. วันงานต้อนรับ (On-Site Operation)
มาก่อน 15 นาที
เช็คห้องประชุม/ของที่ระลึก/รายชื่อ
เก็บภาพ/บันทึก
ถ่ายภาพขณะสนทนา/มอบของ + จดบันทึกการประชุม
เคลียร์พื้นที่
เก็บป้ายชื่อ/เอกสาร/ของฝากจากแขก
3. ระยะหลังเสร็จสิ้น (Post-Visit)
3.1 ประชาสัมพันธ์ (PR)
สรุปข่าวลง FB/Website คณะ (ภายใน 3 วันทำการ)
3.2 เคลียร์เงิน (Finance)
ทำเรื่องคืนเงินยืม/เบิกจ่าย (ภายใน 7 วัน)
อย่าลืม: รวบรวมไฟล์เก็บลง Drive ส่วนกลาง (หมวดการต้อนรับ)